Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat dilakukan berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau maksud isinya. Oleh karena itu, penjelasan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat dinas secara lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut.
Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul. Warkat berarti “surat” atau “isi surat”. Warkat pos merupakan lembaran surat yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat dinas yang tidak menggunakan
amplop. Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang hanya berupa lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya. Surat yang disajikan dalam bentuk warkat, biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia. Kemudian, surat bersampul. Sesuai dengan namanya, surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-surat yang menyatakan banyaknya lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan.
Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. Yang pertama, surat biasa, surat ini hanya dikirimkan kepada seorang atau instansi tertentu saja. Yang termasuk jenis surat ini, misalnya, surat tugas, surat perjanjian kerja, surat peringatan, surat penunjukkan, dan surat rekomendasi. Kemudian, surat edaran. Surat ini disebut dengan surat sirkuler. Sesuai dengan namanya, surat ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan harapan diedarkan pula kepada lingkup yang lebih luas. Yang terakhitr, pengumuman. Pengumuman ditujukan kepada banyak orang atau instansi. Jika orang atau instansi yang dituju itu tidak jelas karena terlalu banyaknya dan sulit dihubungi, maka sebaiknya digunakan dengan model pengumuman. Selain lebih efektif, cara itu lebih menghemat biaya.
Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Yang pertama, surat sangat rahasia. Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan sebuah negara dan biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia negara, seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas rahasia lainnya yang berada di bawah instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut dengan istilah dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR (sangat rahasia). Kemudian, surat rahasia. Surat ini berisi RHS atau R (rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju dalam surat itu. Hampir serupa dengan surat sangat rahasia, dikenal surat konfidental, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui atau dibaca pejabat yang bersangkutan. Yang terakhir surat biasa. Surat ini bila dibaca pihak lain walaupun bukan pihak yang ditujunya. Hal ini karena walaupun isi surat tersebut diketahui banyak orang, tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.
Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat kilat, dan surat biasa. Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaian atau pun pengirimanya tidak boleh ditunda-tunda, tapi harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Yang temasuk dalam surat ini, misalnya surat panggilan kerja, surat perintah, dan surat tugas. Berikutnya, surat kilat. Surat ini harus pula diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun denikian, tidak secepat surat kilat khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin cepat diketahui atau direspon, akan menjadi lebih baik. Terakhir, surat biasa. Surat ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau balasan. Isinya lebih kepada pemberitahuan biasa.
Berdasarkan tujuan atau maksud isi surat dinas, yaitu
(1) surat pengumuman,
(2) surat pemberitahuan,
(3) surat keterangan,
(4) surat edaran,
(5) surat undangan,
(6) surat laporan,
(7) surat berita acara,
(8) surat pengantar,
(9) surat rekomendasi,
(10) surat perintah,
(11) surat tugas,
(12) surat kuasa,
(13) surat pengusulan,
(14) surat pernyataan,
(15) surat keputusan,
(16) surat permohonan bantuan,
(17) surat permohonan izin,
(18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat perjanjian.
0 komentar:
Posting Komentar