Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan. Umumnya surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan. Oleh karena itu, surat dinas juga disebut dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga swasta, atau oleh perseorangan.
Maka surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun di kalangan swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak hanya berlaku di instansi-instansi pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusan-urusan seperti pemberian tugas, penyampaian pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta. Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Surat dinas sering diidentikkan dengan surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis dalam format dan menggunakan bahasa yang resmi.
Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.
Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.
0 komentar:
Posting Komentar