Bagian-bagian surat dinas

Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat

Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri bagi instansi yang terkait.  Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang, bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi,

(3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor faksimile atau surat elektronik (e-mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu:

a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama bank langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha, contoh:

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.  Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok kanan atas, sejajar dengan nomor surat.  Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma dan tidak boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penulisan nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, contoh:

3. Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat.  Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna untuk: 

 Memudahkan petugas kearsipan

 Memudahkan mengatur penyimpanan

 Memudahkan dalam pencariannya kembali

 Mengetahui banyak surat yang keluar 

 Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat,